Politique Générale à destination des établissements et des services de l’Apeihsat

Nous souhaitons formaliser au travers de notre politique générale nos préoccupations sociétales, environnementales et économiques dans les activités des établissements et services de l’Apeihsat en référence à la norme ISO 26000 qui définit la RSE.

La RSE est définie comme « la responsabilité d’une organisation vis-à-vis des impacts de ses décisions et activités sur la société et sur l’environnement, se traduisant par un comportement transparent et éthique qui : 

• Contribue au développement durable, à la santé et au bien-être de la société, 

• Prend en compte les attentes des parties prenantes 

• Respecte les lois en vigueur et est en accord avec les normes internationales de comportement 
• Est intégré dans l’ensemble de l’organisation et mis en œuvre dans ses relations » 

Le modèle de gouvernance retenu par l’Apeihsat, à savoir une direction générale à 2 têtes nommée direction générale partagée (DGP) promeut l’intelligence collective et la responsabilisation de chacun. Ce modèle participe à un management collaboratif et équilibré. Il garantit une cohérence d’action et une transversalité efficiente par la mise à disposition de fonctions support pour les établissements et services de l’association. Il autorise une grande réactivité et agilité.  

La DGP porte des valeurs démocratiques et humanistes. Elle agit selon le principe de solidarité et est consciente de la responsabilité de gérer des ressources issues de fonds publics. Elle est engagée en faveur de l’égalité, de la mixité et de la durabilité. 

La DGP fonde son action sur une volonté de transparence et sur le respect des enjeux de chacune des parties intéressées. 

Notre politique générale se traduit par : 

• Un système de management par la Qualité pour soutenir la performance et la pertinence   

• La promotion d’une culture de la Bientraitance 

• Le développement d’une politique en matière de RH, QVT et de questionnement éthique en faveur des parties prenantes 

• Une posture d’engagement dans le développement durable, le respect de l’environnement et la promotion d’Achats responsables  

• Le développement d’une stratégie numérique répondant aux enjeux de sécurité 

 Un système de management par la Qualité pour soutenir la performance et la pertinence : 

Chaque établissement et service est structuré et répond aux attendus de la norme ISO 9001 et aux attendus du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS défini par l’HAS. Cette structuration permet un pilotage rationnel des établissements et services, et inscrit chaque ESMS dans une démarche d’amélioration continue au bénéfice de la satisfaction de nos clients. Il en va de même pour la DGP. Les axes stratégiques et objectifs sont définis, un plan d’action organise l’activité des processus et des indicateurs de performance permettent de réajuster au besoin. 

Le respect des attendus du référentiel de la qualité des ESSMS et si nécessaire la production d’actions pour optimiser les résultats s’inscrivent pleinement dans la démarche d’amélioration continue. La communication des résultats concourt à la transparence de nos pratiques professionnelles. 

Le maintien de certification ISO 9001 des offres des services des établissements et services est un enjeu essentiel. La labellisation de la DGP en lien avec son engagement RSO s’inscrit dans cette stratégie en matière de qualité. Elle contribue favorablement à notre marque employeur pour la fidélisation des salariés et pour l’attractivité de nouveaux talents. Elle est un atout pour soutenir nos démarches de regroupement associatif en direction d’associations privées d’un siège social ou de fonctions supports transverses. 

 La promotion d’une culture de la Bientraitance : 

La bientraitance est une démarche globale d’accompagnement de la personne visant à promouvoir le respect de ses droits et libertés, son écoute et la prise en compte de ses besoins, tout en prévenant la maltraitance. Elle nécessite un questionnement tant individuel que collectif de la part de chacun des acteurs : elle est de la responsabilité tant des professionnels que de l’institution, et sous-entend une implication des proches aidants et de la personne elle-même. L’ensemble de ces acteurs favorise la bientraitance par leurs interactions. Le professionnel favorise la bientraitance par la mobilisation de ses savoirs (ses connaissances), son savoir-être (sa posture professionnelle et son humanisme), et son savoir-faire. Par son savoir-être, il contribue au climat de confiance, au respect et à l’écoute de la personne. L’institution favorise la bientraitance en intégrant cette dimension dans l’ensemble de ses processus, en allant du processus de pilotage (management et amélioration de la qualité et gestion des risques) aux processus supports (gestion des ressources humaines, gestion du système d’information, hygiène, sécurité, …). En étant acteur dans l’établissement, la personne favorise la bientraitance par sa participation aux activités et à la vie de l’institution. La participation des proches aidants se fait pour sa part dans le respect des choix de la personne. 

Nous parlons d’entourage ou de proches aidants pour désigner la famille et toute autre personne ressource du projet d’accompagnement de la personne (amis, collègues de travail, bénévoles…). Il est fréquent que dans le parcours d’une personne en situation de handicap l’entourage soit amené à jouer le rôle d’aidant. Nous reconnaissons la valeur d’un aidant de par son implication et sa connaissance de la personne. Nous sommes également convaincus du rôle complémentaire voire déterminant que l’entourage peut jouer dans l’accompagnement. C’est pourquoi nous considérons les personnes ressources comme des partenaires à part entière qui peuvent être associés à différents niveaux dans le travail d’accompagnement, sous réserve de l’accord des deux parties. Il est entendu que les échanges entre l’entourage et l’établissement se font avec l’accord explicite de la personne accompagnée. 

En référence aux attendus du manuel d’évaluation de la qualité des ESMS validé par la CSMS de mars 2022, la personne décide de la place de son entourage dans son accompagnement. Le choix fait par la personne sur la place donnée à son entourage est respecté. 

Nous restons vigilants à ne pas mettre en difficulté la personne accompagnée s’il y a une trop grande distorsion entre les objectifs d’accompagnement co-construits avec elle et ceux recevables ou attendus par l’entourage. Dans ce cas, les objectifs seront accompagnés en prenant en compte les représentations ou projections éventuelles et la temporalité de chacune des parties. Il s’agit de valoriser les choix de la personne, ses décisions dans une posture de « médiation » pour permettre une réassurance et un éventuel cheminement de la réflexion.  

Nous impliquons la famille pour favoriser le maintien des liens, tout en essayant de ne pas lui faire perdre de vue qu’elle est une personne ressource et non une personne décisionnaire. Une attention particulière est apportée lorsqu’un membre de la famille est représentant légal de la personne. L’accompagnement proposé ne saurait se faire sans une étroite collaboration avec ce représentant légal. Le PAP est élaboré avec la personne et discuté avec son représentant légal. Nous favorisons des échanges fluides, laissons la possibilité de choix aux PA dans des systèmes qui cohabitent.  

Nous précisons ici que le représentant légal exerce une mesure de protection de type tutelle. Un mandataire gérant une mesure de type curatelle, simple ou renforcée, n’est pas considéré comme représentant légal mais est systématiquement associé au projet. 

Quel que soit notre positionnement professionnel, nous privilégions à la fois les souhaits de la personne et facilitons les relations avec l’entourage.  

L’établissement organise des journées portes ouvertes à l’attention des parties prenantes dans l’objectif de faire connaitre le travail réalisé et valoriser les personnes et pour faciliter une acculturation des parties prenantes 

L’entourage et les familles peuvent être en lien avec le collège « familles » du CVS. L’existence de ce dernier est portée à la connaissance de la personne accompagnée. 

Dans certaines situations, même si la personne ne souhaite pas que ce lien existe ou ne peut pas être sollicitée sur l’instant, la direction de l’établissement se réserve la possibilité de prévenir l’entourage, en cas d’urgence mettant en jeu la sécurité et l’intégrité de la personne ou celle de l’établissement, et informe la personne d’une telle démarche. 

A l’échelle de l’établissement, au-delà d’associer le proche aidant à la co-construction du PAP, nous ne sommes pas en capacité de proposer un accompagnement plus soutenu en direction des proches aidants. Nous les orientons vers les dispositifs de prévention, de soutien et de répit existants :  les associations de soutien aux familles (UNAFAM, UNAPEI…) ou vers des professionnels ad hoc (centre de ressources…)., ainsi que vers les membres du Conseil d’administration de l’Apeihsat. 

Dans le cadre d’une relation d’aide, la co construction du projet d’accompagnement personnalisé est un support à l’auto-détermination des personnes. La participation sociale, l’exercice de la citoyenneté, la participation des personnes à la gouvernance des structures qui les accompagnent, l’acculturation du droit commun au handicap, le respect de la place des proches aidants sont systématiquement recherchés dans les pratiques professionnelles.  

Le respect des droits fondamentaux, l’approche inclusive privilégiant le droit commun en 1ere intention, le développement de la pair aidance et la reconnaissance des savoirs expérientiels sont également des pré requis pour un accompagnement de qualité. 

La prévention, la promotion et l’éducation en santé s’articulent autour d’axes prioritaires identifié dans  le schéma régional de santé de l’ARS Occitanie  (2023-2028) tels que :  la prévention des addictions (tabac, alcool…), l’optimisation de l’offre de vaccination, la promotion de la santé sexuelle, l’équilibre nutritionnel, la lutte contre l’obésité, la santé bucco-dentaire et la pratique d’une activité physique. Une planification quinquennale  s’organise selon les spécificités des établissements et services.  

La gestion du risque s’inscrit dans cette démarche de bientraitance attendue par la commande publique. L’actualisation régulière et le partage avec les professionnels des outils de gestion des risques sont essentiels.  

La prévention des risques et notamment des risques de maltraitance et de violence, le recueil et traitement des plaintes et réclamations, le recueil et traitement des événements indésirables sont au cœur des pratiques professionnelles. La continuité d’activité est une préoccupation majeure 

La préservation de l’autonomie, la prévention du risque d’isolement et de rupture de parcours, la prévention du risque médicamenteux et du risque infectieux, la sécurisation du circuit du médicament sont autant de sujets travaillés en équipe pluridisciplinaire et surveillés.  

Les outils de promotion de la bientraitance à l’attention des personnes accompagnées sont régulièrement questionnés : livret d’accueil, règlement de fonctionnement, méthodologie d’accompagnement personnalisé, modalités d’expression individuelles et collectives. Ils sont co construits et partagés avec les professionnels et les PA. Une attention particulière est apportée à l’accessibilité de ces outils. 

Des professionnels référents de thématiques telles que la vie affective et sexuelle, les communications alternatives adaptées, habiletés sociales sont formés. Ils sont en soutien aux personnes accompagnées et aux équipes pluridisciplinaires. 

Le développement d’une politique en matière de RH, QVT et de questionnement éthique en faveur des parties prenantes 

La DGP s’engage à garantir des conditions de travail favorisant le bien-être et l’épanouissement professionnel. Elles sont un préalable à la promotion de la culture de la bientraitance à l’attention des personnes accompagnées. La bientraitance est indissociable du management des professionnels et est fondamentalement au cœur des réflexions sur le sens donné au travail. 

Le management collaboratif mise sur l’intelligence collective, le partage de l’information et la délégation des responsabilités. Le management collaboratif soutient la conduite du changement à opérer compte-tenu des profondes transformations de l’exercice professionnel. Il soutient également l’engagement des salariés au travail qui apparaît encore plus nécessaire à nos structures qui évoluent dans un environnement toujours plus complexe,. De leur côté, les collaborateurs réclament davantage de sens dans leur travail pour s’y investir. 

Soutenir le « pouvoir d’agir » des personnes amène à de profondes transformations de l’exercice professionnel. L’approche centrée sur la personne et son parcours de vie modifie le rapport entre la personne et la structure.  C’est la personne qui doit pouvoir composer son parcours, en fonction de son besoin et de l’évolution de celui-ci, à partir d’une offre de prestations modulaires offertes par des établissements ou services qui doivent veiller à coordonner leurs interventions. La nécessaire interaction plus importante avec d’autres acteurs sociaux, médico-sociaux, sanitaires, requiert l’anticipation, la connaissance de l’environnement, un repérage attentif des informations dont les autres acteurs du parcours ont besoin et une capacité à savoir intervenir hors de ses murs. Il peut s’agir également de davantage d’interactions avec le milieu ordinaire selon les choix de la personne (habitat inclusif, dispositif d’emploi accompagné…) amenant le professionnel à travailler avec des interlocuteurs qui n’ont aucune connaissance technique du handicap, le plaçant ainsi dans une fonction de facilitation des rapports de travail. 

Le service à rendre amène à poser des relations avec les institutions qui servent aussi de cadre au parcours de vie de la personne (entreprise…). L’intervention se « détache » ainsi de la personne au profit d’une expertise proposée à des structures qui ont besoin de monter en compétence pour s’adresser à des personnes en situation de handicap. Les professionnels sont alors au service d’une mise en accessibilité de la société et de ses services de droit commun. 

Le soutien au pouvoir d’agir de la personne, consistant à la mettre en capacité de réaliser elle-même et d’apprendre par ses succès et échecs, déplace la relation d’accompagnement. Le professionnel doit développer notamment avec des outils et méthodes de communication adaptés une attitude d’écoute et de mise en capacité de la personne. Ces déplacements et enrichissements de l’interaction entre accompagné et accompagnant obligent à développer une intelligence émotionnelle, accentuent la dimension de réciprocité de la relation d’aide. L’attitude attendue du professionnel peut aller jusqu’à son relatif retrait au profit d’un appui choisi par la personne auprès d’un tiers, ou pair-aidant, sur la base de « savoirs expérientiels ». 

Cette évolution ne doit pas renvoyer à une certaine déconsidération du travail ou d’une perte de sens. 

Nous soutenons une organisation apprenante, nous appréhendons notre environnement par une démarche appréciative et systémique. L’ouverture au changement, la curiosité intellectuelle, la collaboration et la densité relationnelle sont des attendus vis-à-vis des professionnels.  

Nous travaillons à la prévention des risques professionnels, à la prévention des risques psycho-sociaux, à la veille sociale et à la prévention de la désinsertion professionnelle. Nous recherchons l’épanouissement professionnel dans et par le contenu du travail, et sommes vigilants à la qualité de  la communication interne.   L’accueil et l’intégration des nouveaux salariés et intervenants sont des moments clés, Le travail en pluridisciplinarité, et le dialogue social font partie des préoccupations majeures. 

Des professionnels référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexiste, de prévention de la désertion professionnelles (référents santé job+) sont formés, en soutien aux collègues et aux directions des structures. 

Des outils de promotion de la QVT sont établis et si besoins actualisés : parcours d’intégration livret d’accueil, règlement intérieur,  Accords d’entreprise sur le droit à la déconnexion , sur l’égalité professionnelle, sur les modalités de télétravail, droit d’expression des salariés,  entretien professionnel et entretien de progrès, vigilance sur l’équilibre entre la  vie professionnelle et la vie personnelle, développement des compétences et accompagnement dans les parcours professionnels permettant une meilleure employabilité, accueil de stagiaires professionnels … 

La réflexion éthique est soutenue par un travail en équipe pluridisciplinaire, par la mise en place de groupes d’analyse des pratiques, par le questionnement annuel individuel dans le cadre des entretiens de progrès, par l’accès à de la documentation sur les recommandations de bonnes pratiques. 

Cette réflexion éthique devra s’étoffer en intégrant les parties intéressées (PA, proches aidants, membres du Conseil d’administration ..) notamment lorsqu’il s’agit de formaliser in fine des pratiques professionnelles (ex : relation à l’entourage, auto détermination, …).

Nous contribuons chacun à créer et à développer les conditions d’une pratique professionnelle éthique en : 

• Respectant scrupuleusement la charte des droits et libertés de la personne accueillie 

• Contribuant aux ambitions et actions du projet associatif, en adhérant aux objectifs du projet d’établissement et aux règles de fonctionnement. 

• Cherchant à connaître et à comprendre la position, la logique et la culture professionnelle de nos collègues et celles de nos clients/ parties intéressées 

• Facilitant la communication au sein de notre équipe et en ayant une attitude responsable sur le recueil, le traitement et la circulation de l’information qui nous incombe au regard de notre fonction 

• Partageant l’information nécessaire et utile à la mise en œuvre de l’accompagnement des personnes et à la réalisation de la prestation industrielle  

• Respectant l’obligation de discrétion, de confidentialité des informations, de respect de la vie privée de la personne accompagnée, et de la propriété des clients  

• Transmettant une information basée sur des constats objectifs  

• Se positionnant comme porteur et coresponsable de la décision une fois qu’elle a été prise en équipe 

• Veillant à ne pas être influencé, ou influencer, une décision au profit d’un intérêt personnel 

• S’interrogeant régulièrement sur sa pratique professionnelle, et en assurant une veille informationnelle basée sur une curiosité intellectuelle en lien avec sa fonction 

• En respectant et en ne contestant pas les propos, décisions ou compétences professionnelles de l’un de ses pairs en présence des clients, ou parties intéressées 

• En privilégiant le respect de l’environnement pour organiser nos activités 

• En s’interdisant toute attitude ou propos irrespectueux ou indignes à l’encontre de nos interlocuteurs quels qu’ils soient 

Ces principes éthiques sont partagés en équipe. La mise en place d’une instance éthique intra ou inter associative est un axe de progrès prioritaire. 

La loyauté des pratiques s’entend par la mise en place des relations contractuelles équilibrées avec nos clients (contrat de séjours, DIPC, …) avec nos fournisseurs dans une logique win/win. 

Elle s’opère par la clarification des règles de fonctionnement associatives avec des documents uniques de délégation pour les cadres 

Une posture d’engagement dans le développement durable, le respect de l’environnement et la promotion d’Achats responsables  

Nous œuvrons à la préservation des ressources notamment l’eau, la qualité de l’air et l’efficacité énergétique des bâtiments, (chauffage, climatisation, éclairage). 

Reduction des consommations d’énergie : 

Nous nous engageons à : 

• améliorer la production et la consommation calorifique des bâtiments 

• produire de l’énergie renouvelable 

• réguler la consommation d’eau 

Gestion des déchets : 

Nous menons une politique de réduction et de valorisation des déchets en minimisant l’impact environnemental, en préservant les ressources naturelles et en favorisant une économie circulaire. Le développement des espaces en jardins partagés, la réduction du gaspillage alimentaire et énergétique doivent se renforcer au profit d’actions concrètes au quotidien. 

La restauration se fonde sur des pratiques respectueuses de l’environnement, tout en répondant aux besoins nutritionnels et gustatifs des personnes. A ce titre, elle oriente ses pratiques vers un approvisionnement local et saisonnier, le choix d’aliments durables, la réduction du gaspillage alimentaire, la gestion responsable de l’énergie et de l’eau et le choix d’emballages durables. 

Qualité de l’air :  

La qualité de l’air est suivie dans le cadre des contrôles périodiques et des maintenances des équipements. La surveillance de la qualité de l’air peut donner lieu à des actions dans le cadre des DUERP dans l’lesquels figure également l’exposition au radon. Les rapports d’activités annuels rendent compte également de ces contrôles périodiques.  

L’aération des bâtiments est préconisée auprès des professionnels et personnes accompagnées. 

Mobilité durable : 

Le transport et le déplacement des professionnels, des Personnes Accompagnées, de leur entourage, des fournisseurs et des visiteurs sont des préoccupations essentielles. 

Nous fassions la promotion du co voiturage et des déplacements durables, nous organisons le stationnement des vélos et des trottinettes (Bormes de recharge pour les personnes accompagnées sur l’un des sites). Nous travaillons au verdissement de la flotte automobile  

La coopération territoriale, le tissage de relations partenariales pour développer notamment des projets innovants à travers la réponse conjointe à des appels à projets (médico-social ou industriel) sont systématiquement recherchés. 

Achats responsables :  

La politique Achats de l’Apeihsat se fonde sur les valeurs et principes:  

• D’intégrité en promouvant des pratiques éthiques et transparentes tout au long du processus achats   

• De responsabilité en prenant des décisions éclairées dans le choix des fournisseurs, en respectant les contrats et en gérant efficacement les approvisionnements.   

• De qualité en priorisant la qualité des biens et des services acquis pour assurer la satisfaction des clients internes et la durabilité à long terme  

• De transparence en fournissant des informations claires et accessibles sur les critères de sélection des fournisseurs, les procédures et les performances globales.   

• De collaboration pour comprendre au mieux les besoins et atteindre des objectifs communs  

• D’innovation en recherchant activement de nouvelles solutions et technologies, et en encourageant les fournisseurs à proposer des idées novatrices  

• D’économies d’Échelle en recherchant des opportunités d’économies d’échelle, en consolidant les achats et en négociant des accords-cadres avec les fournisseurs.  

La politique Achats de l’Apeihsat s’inscrit dans les principes de la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) et de la RSO (Responsabilité Sociétale des Organisations) en conformant ses pratiques d’approvisionnement avec les principes de durabilité, d’éthique et de responsabilité sociale.  

En adoptant une politique achats alignée sur la RSE et la RSO, l’Apeihsat peut contribuer positivement aux enjeux sociaux et environnementaux tout en renforçant sa crédibilité auprès de l’ensemble des partenaires actuels et à venir.  

A ce titre, les éléments clés pris en compte dans le déploiement de la politique Achats sont les suivants : 

• Intégrer dans l’évaluation des fournisseurs des critères de durabilité, d’éthique et de responsabilité sociale dans le processus d’évaluation des fournisseurs.  

• Encourager la préférence pour les fournisseurs qui ont définis leur politique RSE et partagent les valeurs RSE de l’association.  

• Encourager la transparence des chaînes d’approvisionnement et exiger la traçabilité des produits et services.  

• Favoriser la communication ouverte sur les pratiques d’achat durable.  

• Favoriser les fournisseurs locaux pour soutenir l’économie locale et réduire l’empreinte carbone.  

• Encourager les partenariats avec des entreprises sociales ou solidaires.  

• Promouvoir l’utilisation responsable des ressources en privilégiant des produits recyclés ou recyclables.  

• Encourager le réemploi, la réparation et le recyclage des biens.  

• Sensibiliser le personnel aux enjeux de la RSE dans les achats et fournir une formation sur les meilleures pratiques.  

• Encourager la participation des professionnels dans le processus d’achat durable.  

• Adopter des pratiques d’achat visant à réduire les déchets et à favoriser la gestion responsable des déchets.  

• Intégrer des critères de qualité, de sécurité et de performance dans le processus d’achat.  

• Promouvoir l’achat de produits et services respectueux des normes et réglementations en vigueur.  

• Encourager l’innovation dans les produits et services qui contribuent à la durabilité et à la responsabilité sociale.  

• Établir des mécanismes d’évaluation réguliers de la conformité de la politique achats avec les objectifs RSE et RSO.  

Le développement d’une stratégie numérique répondant aux enjeux de sécurité 

Par l’externalisation de nos données auprès de prestataires experts, nous visons la sécurisation de notre réseau (utilisation de pare feu, de logiciels anti virus), des données et des accès dans le cadre de la gestion du système d’information et du déploiement du numérique. Une charte d’utilisation des systèmes d’information est annexée au règlement intérieur. Un délégué à la protection des données est désigné pour assurer la conformité aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD 

Pour aller plus loin, au préalable, il nous faut consolider les besoins des personnes accompagnées, de leurs proches aidants et des professionnels et examiner en détail les lacunes actuelles en matière de numérisation. 

Notre intention vise l’amélioration de la qualité des soins et le bien être des PA, ( grâce à des solutions de divertissement et de communication), l’optimisation de l’efficience opérationnelle ( automatisation de tâches administratives  par exemple) et la réduction des couts, le renforcement de la communication et coordination des professionnels  (applications mobiles pour la gestion des plannings ou l’accès à des agendas professionnels) et enfin la conformité aux réglementations en vigueur.   

L’intégration de solutions de télémédecine pour les consultations à distance et la formation des professionnels à la pratique de la télémédecine sont un axe de travail à privilégier. 

Nous utilisons les médias sociaux pour sensibiliser l’opinion et soutenir notre attractivité. Le site internet de l’Apeihsat donne de la visibilité sur nos offres de service et participe à une image positive (actualités, ..)  

Cette politique générale est communiquée aux directeurs d’établissements et est une donnée d’entrée à chacune des revues de direction des établissements et services. Elle fait l’objet d’un suivi et d’une actualisation dans la cadre de la revue de direction de la DGP.  

A Toulouse, le 22 avril 2024 

Les Directrices Générales  

Sylvie Lacoste-Mans et Florence Laune